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Notion 筆記之外

Notion 除了大家熟知的的電子筆記本之外，還有一些官方提供的其他產品。
這些產品也可以與 Notion Workspace 相整合。
相關產品可參考 Notion 官網下的 Products 清單。
Notion workspace / Calendar / Wikis / Mail / Docs / AI / Projects / Sites / Forms

Notion Calendar​

Notion Calendar ⇦ Notion Calendar 專屬 Logo

目前理解: Notion Calendar 是一個可整合多方來源的日曆工具。
例如:
Notion Calendar 可整合 5 個以內 Google Calendar / Microsoft Outlook Calendar / App Calendar 的資料，
也可以自動將 Notion database 中出現的時間資訊附加到 calendar 之中。
編輯時 app 也可與指定平台間自動同步。
簡單的說，這個 app 是日曆的整合平台。

  • 注意事項摘要:
    • Notion Calendar 官方參考資料
    • Notion Calendar 是與 Workspace 相互連結，所以不同 workspaces 各自獨立不相依。
    • Workspace 的相依 Notion Calendar 可以與多個 google calendars 相連結。
    • One workspace multi-notion calendars. One notion calendar multi-linked calendars.
    • Notion Calendar 可同步 Workspace 中日期資訊。
    • Mobile 版部分功能有受限，此處以 Browser 為主。
    • 整合後的日曆資料可以在 Notion Workspace 的 Home 以 Dashboard 自動整理呈現。
      • (左側 sidebar 🢂 Home)

Notion Calendar UI​

Calendar 左側欄

  • 分為四區塊
    • 小月曆供快速切換時間
    • 帳號區塊:列出所有相關的第三方日曆連結帳號
    • Workspace 管理區: 列出會進行資料同步的 Notion 工作區
    • Notion 官方的其他 App 快速連結

Calendar 右側欄

  • 分為三區塊
    • 搜尋列: 可直接以關鍵字搜尋活動
    • 活動/會議提醒: 即將起始的活動提醒
    • 功能提示與設定區
    • 動態變換區塊:會隨著滑鼠選擇項目而跟著跳出相關訊息區

Notion Calendar 帳號設定​

  • 因為支援的日曆中，我較常使用的是 Google Calendar。所以這邊只做 Google Calendar 關聯筆記。
  • 前提需求: 有 Google 帳戶才能使用 Notion 日曆
  • 設定可粗分為兩類動作:
    • Notion Calendar 與 Google Calendar 設定
    • Notion Calendar 與 Notion Workspace/Notion Database with date property 設定
  • 帳號移除設定

Calendar 帳號連結設定​

Notion Calendar 帳號與 Google Calendar 建立與連結:

  • Notion Calendar 功能需事先建立 Notion Calendar 帳號。
  • Workspace 左側 Sidebar 下方動態 Logo 🢂 Explore/Open Notion Calendar 🢂 依據指示建立與並與 Google Account 建立連結即可。

Calendar 次要帳號設定​

Calendar 中新增其他次要 Google 帳號

  • 一個 Notion Calendar 可以連結多個 Google 帳號，並連接帳號下多個 Google Calendars。使用時除了預設主帳號外都稱為次要帳號。
  • 新增次要 Google Accounts 方式:
    1. 左下 Logo 進入 Notion Calendar App (會切換到 Notion Calendar App)
    2. Calendar 左側 Dock Panel 的   email 帳號   🢂   …   🢂   管理日曆帳號   🢂   整合   🢂   日曆   🢂   新增日曆帳號  
    3. 移除或更改 Primary account 皆位於管理日曆帳號功能下

Calendar 與 Workspace 連接​

當 Workspace 與 Calendar 連結後，Workspace 中與時間相關的資訊可自動同步到 Calendar 之中。

Calendar 與 Workspace 連接:​

  • 這邊用來設定可自動加入 Calendar 活動的相關聯(主要/次要) Workspace。
  • Workspace 中與時間相關的 View 中的事件如 Timeline/Calendar/Sprint 時間資訊會自動加入 Notion Calendar。
  1. 登入 Notion Account 🢂
  2. 切換至 Calendar (左下 Logo) 🢂
  3. Notion Calendar 左側 Sidebar 🢂
  4. Notion 工作空間 ... 🢂
  5. 管理工作空間 🢂 新增或異動
於 Notion 自行上傳的 Workspace Logo 在此處會出現顯示錯誤。

Calendar 與 Database 連接:​

  • Calendar 左側 Sidebar 🢂   Notion Account   🢂   …   🢂   Add Notion Database  : 指與 Notion database 連接。
  • 移除: 須以移除 workspace 方式移除 Date Property 內容: 左側 Sidebar 會出現   Notion Account   🢂   …   🢂   管理工作空間   🢂 此處可   解除連結  

連接後資料同步​

Databases 資料同步到 Calendar​

  • Database 下的 Date Property / Timeline 等時間資訊可自動加入 Calendar 活動。
  • 關聯 Google Calendar / Outlook 異動資料皆會自動同步。
  • 注意:
    • Notion DB 建立時自動帶入的資訊，不會自動複製成為 Google Calendar Activities。 僅新建立的 Event 可同步至 Google。
    • 目前一個 Notion Calendar 只能關聯   10 個 database  。

Calendar 編輯同步到 Database​

  • 一個 Notion Calendar 上建立的 Event 僅能同步到一個指定的關聯 資料庫或第三方 Calendar App，故須自行切換。
  • 右側 Docker 下拉選單可切換 Event 所屬的 Calendar 或 Database。
    • 新增的 event 若切換關聯至 database 時，Database 會自動新增一筆 database record。
    • 同樣若切換關聯至 calendar/sprint/Google Calendar 時，相關聯 app 也會自動新增資料。
    • 於 Notion Event 上的編輯異動也會自動同步。
  • Calendar 建立新 Event:   日曆時間點上   🢂 🖱R 🢂   建立活動   🢂   選取標的資料庫  或第三方日曆

為 Calendar 活動建立 Detail Page​

可為 Notion 日曆上的事件增加一些附加說明或文件， 例如活動細節與會議的投影片資料等等，將相關文件統一管理。
Detail Page 細分為 Notion 相關活動與 3rd Party Calendar 活動兩類，建立畫面有些許差異。

Notion Activity 建立 Detail Page:

  • Notion 中的 Database/Sprint Records 都自帶一個 Detail Page。可自動帶入原資料細節並允許同步編輯附加內容。
  • 點取 Calendar 關聯的   活動   🢂   右方側邊欄   🢂   在 Notion 打開   可直接開啟 Notion 預設 Detail Page。

Google Calendar Activity 建立 Detail Page:

  • 非 Notion Record 未自帶 Detail Page。此時，Calendar 提供活動與  URL / Notion Page / Database 建立連結的功能。可將細節紀錄在 Notion Page，活動再與之關聯。
  • 點取 Calendar 關聯的   活動   🢂   右方側邊欄   🢂   新增文件或連結   🢂   選取或建立要建立關聯的標的  

設定 Default Calendar​

  • 這邊指的是新增活動實預設放置位置設定(新增時亦可手動指定位置)
  • 左側   Sidebar   🢂   Calendar  帳號 🢂   … Settings   🢂  管理日曆帳號   🢂   Calendars   🢂   Make Calendar Default   🢂   選取  
  • Workspace/Database 旁的眼睛符號可用來暫時隱藏不想顯示的活動

時間區間/資料庫中多個日期的日曆呈現​

  • 這邊指 Database 上有多個時間/時間區間欄位時 Calendar 會選何者在日曆上呈現?
    • 預設一個 Database 僅有一個 Date Property 會在 Notion Calendar 上呈現。當有多個欄位時需自行指定要顯示的欄位。
    • Notion Calendar 與 Database Calendar View 呈現同步。所以須回到 Calendar View 進行設定。
    • 註: 設定時必須先建立 Calendar View，但 Calendar View 移除後 Notion Calendar 上的設定仍維持有效。
  • 日期選取:
    •   Calendar View   🢂 右側   …   🢂   Layout   🢂   Show calendar b  y 🢂 選擇   Date Property  
  • 時間區間設定:
    • Notion Database 中 時間區間也是 Date Type。但是有做 Start/End Date 開啟。Calendar 上欲顯示時間區間需先開啟 End Date，後選取該欄位即可。
    • 須注意的是，時間區間是依據資料設定，也就是說需單筆設定。

Date Span 設定

  •   Database   🢂   資料上左鍵 L🖱️   🢂 開啟   End Date  
  • 重複上方日期選取動作以指定 Calendar 上 UI 標的。

Calendar 呈現

Calendar 時區​

  • 僅有 Day Scene 會出現時間點，所以時區僅在 Day View 出現與設定。 進入 Calendar 後，日曆畫面的左側為時間軸，最上方可以進行時區設定與增刪與設定別名。畫面上允許同時呈現多個時區時間，方便跨國工作者使用。

Calendar 移除設定  ​

  • 包含
    • 移除 Workspace 同步關聯
    • 移除 Google Calendar 同步關聯

移除 Workspace 與 Notion Calendar 同步關聯

  由 Workspace 操作:  

  •   回到 Notion   🢂   Settings   🢂   Connections   🢂   All Connections   🢂   target   🢂   ...   🢂   Disconnect account  

  由 Calendar 操作:  

  •   左側 Sidebar   🢂   Workspace   🢂   ...   🢂   管理工作空間   🢂   整合   🢂   工作空間   🢂 此處可  移除  空間

移除 Google Calendar 關聯帳號

  •   左側 Sidebar   🢂   Email   🢂   ...   🢂   管理日曆帳號   🢂   帳號   🢂   個人檔案   🢂 此處可  移除  Notion 日曆帳號

Notion Calendar 應用技巧​

Dashboard​

  • 整合後的日曆資料可以在 Notion Workspace 的 Home 以 Dashboard 自動整理並提示將來臨的活動。
    • 左側  Sidebar   🢂   Home   🢂   Upcoming events  
    • Dashboard 可客製化。區塊右上 🢂   ...   🢂   設定  

更改活動上的使用者別名​

  • 因為預設會暴露出編輯者帳號資訊，若想以別名呈現可自行調整
  • Notion Calendar   Sidebar   🢂   Email   🢂   ...   🢂   Manage Calendar Account   🢂   Profile   🢂   Username  

Calendar 自動 Busy 標記 - Blocking​

目前試用 Buay 標記僅能用在建立於第三方日曆軟體上(如 Google Calendar)的活動上 。
Notion Database 所建立的活動無法在 Notion Calendar 上標記為 Busy。

情境概說: Totem 在 Notion Calendar 上彙整了，

  1. Notion Database 上的活動，
  2. Google Calendar 上私人行程日曆 (Personal Scheduler)，以及
  3. Google Calendar 上公司同事間分享的共用行事曆 (Team Scheduler)

當 Totem 在 Notion Calendar 上為 Personal Scheduler 註記 11 月要進行環島旅行。
因 Notion Calendar 的同步編輯特性，
此時 Notion Calendar 與 Personal Scheduler 都會出現環島旅行活動。
然而此時 Team Scheduler 上 11 月不會出現任何活動訊息，所以同事間並不知道 Totem 是否有事。

Notion 提供 Calendar Blocking 功能，
指的便是在上述情形下，
同步編輯時可順便在 Team Scheduler 上標記 Totem Busy。

使用限制

  • Buay 標記僅能用在第三方日曆軟體所建立的活動上
  • 目前測試大約5秒鐘才會在第三方 App 中看到變化。
  • 可選定標記單一活動或將所有活定都在標的 Calendar 上標示 Busy。

設定步驟

  • 私人行程日曆在 Notion Calendar 介面的  活動  上 🢂   右鍵   🢂   Block on Calendar   在日曆上封鎖 🢂 選定要出現 Busy   標記目標   Calendars或日曆帳號。

移除 Busy 標記

  • 若設定自動 Block Calendar 後，無論何時新增的 events 都會被自動標記 Busy，下次新增事件時 可自行手動移除。
  • 單筆活動標記移除: 只能直接刪掉活動，在重新建立。
  • 移除自動標記:   活動   🢂   右鍵   🢂   Block on Calendar   🢂 選取   Calendar   🢂   勾選取消封鎖活動  

Notion Calendar 與 線上會議整合​

與 Teamates 共享 Calendar​

疑難雜症​

  • 工作用 email 可能會受到管理員限制而無法使用 Notion Calendar，解決方式:
    1. 管理員憑證登入admin.google.com
    2.   Security   🢂   Access and data control   🢂   API controls   🢂   Manage Google services  
    3.   Configured apps   🢂   View list   🢂   Add app   🢂   OAuth app Name or Client ID  
    4.   Notion Calendar   🢂   Trusted  
  • Notion Calendar 設定
    • 所有設定入口: Notion Calendar Sidebar 🢂 Calendar Account 🢂 … 🢂 Manage Calendar Account 🢂
    • 語系設定: Notion Workspace 與 Notion Calendar 各自管理自己 App 的語系設定, Manage Calendar Account 🢂 General 🢂 Language
    • 通知與提醒: Manage Calendar Account 🢂 Notifications
  • Notion Calendar 的資安管理
    • 資料 AES-256 加密
    • 網路 TLS 1.2
    • 使用 Google OAuth API 驗證
    • Server 由 AWS 託管
    • 搭配 Google Workspace 管理企業團隊 Calendar 帳號
    • 遵循 SOC2, GDPR 資安規範