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Notion 表單

Notion Forms 表單 ​

Form 表單設計功能 僅限 PC 端 可使用。
Notion Form 目前 無法更新既有送交資料，每次送交都是獨立事件，似乎無法修改已送交內容，殘念......

Form 建立方式:​

  • 由 database 建立 🢂 + 🢂 New view 選 form 🢂 會出現 Create Questions 確認項。
  • /form 指令: 建立 Form 並一併建立 database。
  • 預設情形下 Notion Form 會主動建立必要欄位且無法將之刪除 (僅能 UI 隱藏)。

由 Database 轉換

  • 需手動建立或勾選顯示建立時間或最後編輯時間預設欄位

由 form 指令建立

  • 預設自動建立建立時間或最後編輯時間預設欄位

關於 Input Fields:​

  • Databaase 端
    • 隱藏資訊欄位: Last edited time, Last edited by 等預設收集資訊可自行決定是否在 view 顯示。
    • 欄位於 database 或 form builder 建立的都可在相對應 view 新增擴充 (須手動擴充)。
  • Form 端:
    • Form 下方的 + ，可用來增加題目並對應到 Database 欄位。
    • 必填設定 Required: form builder 🢂 題目 block 右側隱藏的   … 🢂  Required  用來設定必填與否。
    • 附加說明: Description 🢂 題目 block 右側隱藏的   … 🢂  description  用來開啟題目附加說明區塊。
    • Text 轉 Area: form builder 🢂 題目 block 右側隱藏的   … 🢂  long answer  可將輸入欄位改成 TextArea。(註: Notion 限制文字類最長 2000 char)
    • 送交時提示訊息(edu plus): form builder 🢂 右側   … 🢂  Customize form  🢂  Customize，可調整表單送交時的訊息與 button 呈現。
    • 依 database property 欄位種類不同，form 填寫時也會自動轉換 input 類型。例如 check box / radio choice/ Auto-complete 等。

引出特殊欄位

  • Notion Form 預設收集操作 log 資訊

Form 製作

  • 增加填寫欄位
  • 必填與附加明

送交確認訊息

開放表單:​

資料收集對象不限於 Notion 的使用者。
可選擇自動紀錄/不紀錄填寫人資料
官方參考文件位置: https://www.notion.com/help/forms

  • Form builder 🢂 右側 share form 🢂 who can fill out? 🢂 可選取 public 發布 🢂 Anyone / 成員 指定發布對象等
  • 若 database 有 Last edited by 欄位則，
    可自動指向 Notion co-editors (採用 Anyone at Notion DB)
    或自動填入 Anonymous(採用 Anyone on the web link)
  • 不收集填表人資訊: Anyone at Notion DB (成員) 選項預設會收集填表人帳號資訊，可藉由 Share form 🢂 Anonymous responses 關閉(一律隱藏填表人資訊)。

匯出已收集資料:​

  • Notion Form 與 database 相依故直接使用 database 匯出功能即可。
  • Page 🢂 最外層右上的   … 🢂 Export 🢂 選取匯出格式

使用技巧​

Form 與 Database 結合後的應用技巧:
以 form 來收集資料，
利用 database 的各種 view 來分析已收集資料。

  • 蒐集日期時，可轉成 calendar view，來呈現完成日期/啟動日期等資訊
  • 蒐集時間區段時，可轉成 timeline view，來看專案時程等。
  • Chart 來看完成率等。

以 email 進行工作通知:​

  • edu plus 以上授權才可執行所有功能
  • form builder 右側 閃電 符號
  • when: 建立指定事項發生時的 trigger
  • do: 指定 Slack 或電子郵件更新

整合多張表單至單一 database: ​

  • Notion Form 目前 無法更新既有送交資料，每次送交都是獨立事件。
  • 此處指的是，一個 Database 可以設計出多個表單，資料可收集至相同 database，但 同參與者送交資料無法自動合併 。
  • 建立多張 forms: database 左側 + 🢂 form 🢂 自行決定要採用的欄位(properties)。

Notion form 與 Google form 整合​

Notion database 與 Google Sheets 同步​

小資使用 hints​

單純資料收集與提供資料清單頁面 hints

  1. /database 建立 database
  2. + 🢂 view 選 form 🢂 會出現 Create Questions 確認項。
  3. form builder: 增加所需收集項目
  4. database: Last edited time / Last edited by / Created time / Created by / status / Persion 等欄位建立或 set visible
  5. 為 Database 建立 Linked 副本 (Copy link ti view)，供 members 檢視資料使用。 (依實際情境增加 Filters 或是 Views)
  6. 為 Database 建立 Linked 副本，供 admin members 管理資料使用。 (依實際情境增加 Filters / Timeline / 或與 Calendar 整合)
  7. form builder share form: 允許 members 編輯
  8. 為 form 建立短網址
  9. 發布 Database mention page，供 anonymous member 檢視用。
  10. 依需要 export database